So arbeitet ZORYVO

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   Die E-Mail kommt an

   Google und Microsoft melden neue E-Mails sofort an ZORYVO. Zusätzlich gleicht ZORYVO alle 30 Minuten ab, geteilte Postfächer bei Microsoft ruft es alle 5 Minuten ab. ZORYVO speichert die E-Mail in seiner Datenbank in Frankfurt; in Ihrem Postfach bleibt sie, wo sie ist.

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   Zuordnen, noch ohne KI

   ZORYVO sucht den Absender in Ihrer Kundendatenbank: Die Adresse führt zum Kontakt, die Domain zur Firma. Bekannte Absender wie Finanzämter, Krankenkassen oder Banken erkennt eine gepflegte Domainliste. So steht die Kategorie des Absenders fest, bevor eine KI die E-Mail sieht, und Vorgaben wie „Privat wird nicht von der KI verarbeitet“ greifen rechtzeitig.

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   Newsletter und automatische E-Mails aussortieren

   Newsletter, Werbung und automatische Benachrichtigungen erkennt ZORYVO an technischen Kopfzeilen und an Absendern wie no-reply, ganz ohne KI. Sie werden als „automatisch“ markiert und, wenn keine Regel etwas anderes sagt, nicht weiter verarbeitet.

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   Die Analyse

   Ein einziger KI-Aufruf liest die E-Mail und liefert Kategorie, Priorität, eine kurze Zusammenfassung, Stimmung, Sprache, ob etwas zu tun ist, und den Arbeitsplan: jede Aufgabe, die in der E-Mail steckt, mit den nötigen Angaben, der Textstelle als Beleg, einer Begründung und einer Sicherheit in Prozent. Eine E-Mail kann mehrere Aufgaben enthalten, etwa eine Rechnung und einen Terminwunsch.

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   Verteilen, ohne KI

   Für jede Aufgabe entscheidet fester Programmcode, keine KI: Welche Automation ist zuständig? Ist sie für Sie freigeschaltet und eingeschaltet? Welche Regeln greifen, welcher Modus gilt? Daraus entsteht je Aufgabe ein Auftrag für genau eine Automation.

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   Erledigen in der richtigen Reihenfolge

   Die Automationen arbeiten ihre Aufträge ab, wo möglich gleichzeitig. Die Zuordnung des Kontakts kommt zuerst, die Antwort zuletzt: Sie wartet auf alles, was in sie hineingehört, etwa freie Termine oder eine erfasste Rechnung, und wird zu einer einzigen E-Mail. Je nach Modus entsteht ein Vorschlag, eine Freigabe oder ein erledigter Schritt.

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   Ergebnis und Protokoll

   An der E-Mail steht unter „Was ZORYVO daraus gemacht hat“ jede Aufgabe mit Zustand, Modus, der Regel, die gegriffen hat, und dem Ergebnis. Was ZORYVO und Ihr Team getan haben, steht im Protokoll.

• Sicherheitsschwelle

  Aufgaben mit einer Sicherheit unter der Schwelle (Vorgabe 70 %, einstellbar von 50 bis 95 %) werden nicht verteilt. Sie stehen als Vorschlag im Arbeitsplan und laufen erst, wenn jemand „Übernehmen“ wählt.

• Unklare Fälle

  Erkennt die Analyse, dass etwas zu tun ist, aber nicht was, fragt ZORYVO unter „Braucht Aufmerksamkeit“: „Was soll mit dieser Mail passieren?“ Sie legen dann eine Aufgabe an, starten einen Lead oder eine Antwort oder wählen „Nichts tun“.

• Daten und Fristen

  Zeitangaben wie „nächsten Dienstag“ rechnet ZORYVO vom Datum der E-Mail aus, in Ihrer Zeitzone und mit den Feiertagen Ihres Bundeslandes. Ist ein Datum nicht eindeutig, bleibt es offen, statt geraten zu werden.

• Wiederholte Fehler

  Scheitert die Analyse dreimal, wird die E-Mail als blockiert markiert und erscheint unter „Braucht Aufmerksamkeit“.

Was die Zustände bedeuten

• ausgeschlossen

  Bewusst nicht verarbeitet, weil eine Regel oder der Vorfilter es so sagt. Die verantwortliche Regel steht dabei.

• angehalten

  Wartet auf einen Menschen, etwa auf eine Freigabe oder wegen einer Sicherheitsregel.

• blockiert

  Konnte nicht sicher verarbeitet werden, etwa wegen eines Fehlers oder unklarer Angaben. Steht unter „Braucht Aufmerksamkeit“.

• pausiert

  Eine ganze Automation ist nach wiederholten Fehlern angehalten und wartet, bis jemand sie wieder freigibt.

• Warum?

  Zu jeder Aufgabe zeigt ZORYVO die Textstelle, die Begründung, die Sicherheit und die Regel, die gegriffen hat.

• Streichen

  Eine Aufgabe, die nicht passt, streichen Sie; das lässt sich wieder rückgängig machen.

• Übernehmen

  Einen unsicheren Vorschlag übernehmen Sie mit einem Klick; dann läuft er wie jede andere Aufgabe.

• Neu starten

  Einen blockierten Auftrag starten Sie neu, sobald die Ursache behoben ist.

• Neu analysieren

  Die E-Mail lässt sich neu analysieren; das zählt zum Kontingent und geht höchstens 30-mal je Stunde.

• Auch gesendete E-Mails zählen

  ZORYVO liest auch E-Mails, die Sie aus Ihrem Postfach senden, aber knapper: Worum haben Sie gebeten, was haben Sie zugesagt, bis wann? Daraus entstehen Erwartungen, Fristen und Merkpunkte zum Kontakt.

  Antworten Sie selbst auf eine E-Mail, für die ZORYVO schon einen Entwurf vorbereitet hat, erkennt ZORYVO das: Der Entwurf wird als überholt beendet und nicht mehr gesendet.

• Ältere E-Mails und das Scharfschalten

  Beim Verbinden wählen Sie, ob ZORYVO ältere E-Mails einliest: keine, oder die der letzten 30, 90 oder 365 Tage. Aus diesen E-Mails entstehen nur Vorschläge für Kontakte und Rechnungen, nie Antworten, Termine oder Erinnerungen.

  Solange die Automationen nicht scharf geschaltet sind, gilt jede E-Mail als Import: ZORYVO analysiert und schlägt vor, handelt aber nicht nach außen. Scharf schaltet nur die Rolle Owner, und das lässt sich jederzeit zurücknehmen.

• Hochgeladene Dateien

  Dateien, die Sie auf der Seite „Hochladen“ oder an einem Kontakt, einer Firma oder einem Lead hochladen, liest ZORYVO ähnlich wie eine E-Mail: Text gewinnen, Dokumentart erkennen, zuordnen, Angaben herausschreiben.

  Aus Dateien entstehen nur Vorschläge. Sie prüfen jeden an der markierten Textstelle und übernehmen ihn oder nicht. Nach außen geht aus einer Datei nichts von selbst.

  Mehr zum Hochladen

• Kontingent

  Ihr Zugang hat ein monatliches Kontingent für analysierte E-Mails und eines für hochgeladene Dateien. Ist das Kontingent für E-Mails erreicht, werden neue E-Mails weiter gespeichert und erst im nächsten Monat oder nach einer Erweiterung analysiert. Den Verbrauch sehen Sie in den Einstellungen.