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A4 · Rechnungen und Dateien

Dateien und Anhänge ablegen

Legt Anhänge in Google Drive oder OneDrive ab.

startet mit Freigabe

Was sie tut

A4 legt Anhänge in das Laufwerk einer Person: Google Drive oder OneDrive, unter dem Hauptordner „ZORYVO“, mit Ordner- und Dateinamen nach Ihrer Vorlage. Platzhalter sind Kategorie, Firma, Kontakt, Jahr, Monat, Datum, Dokumentart und Dateiname; ein Platzhalter ohne Wert wird zu „Ohne Zuordnung“. Der Link zur abgelegten Datei steht an der E-Mail.

Auf einen Blick

  • Braucht

    ein verbundenes Postfach und ein verbundenes Laufwerk (Google Drive oder OneDrive)

  • Modus

    Vorgabe „mit Freigabe“. „Automatisch“ ist möglich, weil A4 nur in Ihren eigenen Speicher schreibt.

  • Einstellungen

    Laufwerk, Hauptordner, Ordner- und Dateinamen-Vorlage (Vorgabe „{Firma}/{Jahr}“ und „{Dateiname}“), Größengrenze bis 25 MB, Mindestgröße für Bilder (Vorgabe 50 KB), Dateiarten (PDF, Bilder, Text/CSV/XML).

  • Grenzen

    Abgelegt wird nur eine Datei mit dem Prüfergebnis „sauber“ aus der Virenprüfung, sonst wartet sie. Anhänge unbestätigter Absender landen im Ordner „ZORYVO/Ungeprüft“, bis ein Mensch sie freigibt. Dieselbe Datei wird nicht doppelt abgelegt. Office-Dateien und Archive legt A4 nicht ab; höchstens 10 Dateien je E-Mail.

So sind Automationen aufgebaut

  • Modus, Einstellungen, Regeln

    Jede Automation hat einen Grund-Modus (aus, nur Vorschlag, mit Freigabe oder automatisch), eigene Einstellungen und eine Liste von Regeln, die den Modus für bestimmte E-Mails ändern. Automationen, die Dritte erreichen, etwa mit einer E-Mail oder einer Termineinladung, starten immer mit „mit Freigabe“.

  • Was Ihr Zugang umfasst

    Welche Automationen und Modi Ihr Zugang umfasst, legen wir bei der Einrichtung fest. Auf der Seite „Automationen“ steht bei jeder ihr Zustand: Noch nicht verfügbar, Nicht freigeschaltet, Aus, Aktiv oder Pausiert.

  • Wann eine Automation arbeitet

    Keine Automation liest selbst Ihren Posteingang. Sie bekommen ihre Aufträge aus der Analyse (A1), laufen nach Zeitplan (Fristen, Erinnerungen) oder starten auf Ihren Klick.

Wie Modi und Regeln wirken

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ZORYVO ist im Pilotbetrieb

Zugänge richten wir derzeit persönlich ein. Wenn Sie ZORYVO in Ihrem Unternehmen ausprobieren möchten, schreiben Sie uns über das Formular „Zugang anfragen“.

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