Die Arbeitsbereiche

Die Übersicht zeigt Kacheln für neue E-Mails der letzten 24 Stunden, offene Freigaben, fällige Aufgaben, „Wir warten auf …“ mit der Zahl der überfälligen, „Braucht Aufmerksamkeit“, die Termine des Tages, die ZORYVO angelegt hat, und was ZORYVO erledigt hat. Solange die Einrichtung offen ist, steht für Owner eine Karte mit den nächsten Schritten darüber.

Die Liste zeigt die E-Mails Ihrer Postfächer, die Sie lesen dürfen, mit der Kategorie des Absenders, dem Postfach und Kennzeichen wie „automatisch“, „Anhang“ oder „Absender nicht bestätigt“. Filtern lässt sie sich nach Postfach, Status (neu, analysiert, erledigt, nicht übernommen, angehalten) und Richtung (eingehend oder gesendet).

Die Ansicht einer E-Mail zeigt Kopfzeilen und das Ergebnis der Absender-Prüfung (SPF, DKIM, DMARC), die Karte „Absender“ und unter „Was ZORYVO daraus gemacht hat“ die Analyse mit Zusammenfassung, Kategorie, Priorität, Stimmung, Sprache und Handlungsbedarf sowie den Arbeitsplan. Dazu Karten für Ablage, Aufgaben, „Wir warten auf …“, Vorgang, Protokoll, Text, Anhänge und den Verlauf.

Aus einer E-Mail heraus legen Sie einen Kontakt an (vorausgefüllt aus der Analyse), ordnen ihn einer Firma zu, ändern die Kategorie, legen eine Aufgabe an, starten „Warten auf …“, fügen die E-Mail einem Vorgang hinzu oder lassen eine Antwort entwerfen.

Hier warten Antworten, Erinnerungen, Termine und Ablagen auf Ihre Entscheidung, jede mit dem Grund, warum sie wartet. Antworten lassen sich bearbeiten oder neu entwerfen, dann freigeben oder ablehnen.

Aufgaben: Ansichten Offen, Erledigt, Entfällt, Vorschläge und Alle; Filter nach Art (Aufgabe oder Frist), zuständiger Person, „Meine Aufgaben“ und „Nur überfällige“, dazu eine Suche. Aufgaben entstehen aus E-Mails (A6, A7, A9, A3) oder von Hand an einer E-Mail, einem Kontakt, einer Firma, einem Lead oder Vorgang. Wer eine Aufgabe sieht, kann sie bearbeiten, erledigen, entfallen lassen oder weitergeben.

Vorgänge bündeln E-Mails und Aufgaben zu einem Kennzeichen, etwa einer Bestell-, Projekt- oder Aktennummer. E-Mails mit diesem Kennzeichen kommen von selbst hinein; einen Vorgang legen Sie auch von Hand an.

„Wir warten auf …“ listet alle offenen Erwartungen, sortiert nach Fälligkeit und filterbar nach Kontakt, zuständiger Person und Art.

Es gibt keine Zähler, Ranglisten oder Exporte je Person. ZORYVO wertet nicht aus, wer wie viel erledigt.

Rechnungen kommen aus E-Mail-Anhängen (A3), aus einer hochgeladenen E-Rechnung oder werden von Hand erfasst. E-Rechnungen im Format XRechnung (UBL oder CII) und ZUGFeRD/Factur-X liest ZORYVO exakt, ohne KI.

Jede Rechnung durchläuft die Stände Erfasst, Geprüft, Zur Zahlung freigegeben und Bezahlt. ZORYVO prüft Summen, Pflichtangaben, Datumslogik, Dubletten und die IBAN: ungültig, abweichend von der bekannten, gehört zu einer anderen Firma oder neu und unbestätigt. Zur Zahlung freigeben und eine IBAN bestätigen kann nur ein Owner, und nicht, solange eine IBAN-Warnung offen ist.

Fälligkeit und Skonto stehen an der Rechnung; A7 erinnert daran. „Bezahlt“ setzen Sie von Hand: ZORYVO bezahlt nie selbst, hat keinen Bankzugang und ist kein Archiv nach GoBD. Export als CSV mit Semikolon und Dezimalkomma.

Terminarten: Dauer (5 bis 480 Minuten), Puffer davor und danach, Mindestvorlauf (Vorgabe 24 Stunden), Buchungszeitraum (Vorgabe 14 Tage), Zeitraster, Feiertage Ihres Bundeslandes. Ort: Video (Google Meet, Microsoft Teams oder ein fester Link), vor Ort, beim Kunden oder Telefon. Gastgeber: fest, die zuständige Person des Leads oder reihum. Bis zu drei eigene Fragen, Erinnerungen 24 Stunden und 1 Stunde vorher.

Verfügbarkeit: ein Wochenplan je Gastgeber, dazu Abwesenheiten und zusätzliche Zeiten. Belegt ist, was in den gewählten Kalendern steht, plus vorläufige Reservierungen von ZORYVO.

Dateien laden Sie auf der Seite „Hochladen“ hoch oder an einem Kontakt, einer Firma oder einem Lead. Angenommen werden PDF, JPG, PNG, HEIC, Text, Markdown, CSV und XML bis 25 MB und 200 Seiten; Programme lehnt ZORYVO ab, Office-Dateien und E-Mail-Dateien nimmt es nicht an. Passwortschutz und doppelt hochgeladene Dateien werden erkannt.

ZORYVO erkennt die Dokumentart (Visitenkarte, Vertrag, Behördenschreiben, Gesprächsnotiz, Kontaktliste, Preisliste, Rechnung, Sonstiges), fasst zusammen und schlägt die Zuordnung zu einem Kontakt oder einer Firma vor. Enthält eine Datei Anweisungen an eine KI, warnt ZORYVO.

Unter „Zu prüfen“ steht jeder Vorschlag mit Seite und markierter Textstelle: Merkpunkte, Kontaktdaten, neue Kontakte. Sie übernehmen einzeln oder verwerfen; „Alles aus dieser Datei zurücknehmen“ macht übernommene Werte wieder rückgängig, solange niemand sie geändert hat.

Benachrichtigungen kommen in ZORYVO (Glocke) und per E-Mail, etwa zu neuen Freigaben, zugewiesenen und fälligen Aufgaben, nahenden Fristen, fälligen Rechnungen und Skonto, überfälligen Erwartungen, pausierten Automationen, abgelaufenen Verbindungen, der Notbremse und Support-Zugriffen.

Je Art stellen Sie ein, ob sie in ZORYVO und per E-Mail kommt, und ob die E-Mail sofort, stündlich oder täglich gebündelt kommt. Ruhezeiten sind möglich; Dringendes kommt trotzdem. In Benachrichtigungs-E-Mails steht nie ein Inhalt aus Ihren E-Mails, nur Art, Anzahl und ein Link.

Die Einstellungen sind in Gruppen geordnet: Einrichten, Firma, Mitarbeiter und Verbindungen, Automationen und Mitteilungen, Datenschutz und Sicherheit. Jede Person sieht nur, was ihre Rechte öffnen.

Im Firmenwissen beschreiben Sie Ihr Unternehmen für die Antworten: Über uns, Leistungen, Öffnungszeiten, Ansprechpartner und, wenn Sie möchten, Preise; dazu das Feld „Was ZORYVO nie zusagen darf“. Antworten mit Preisen gehen immer zur Freigabe. Das Firmenwissen ändert nur die Rolle Owner. Tonalität, Anrede und Signatur stellen Sie bei A2 ein.

Suchfelder gibt es in den Listen der Kundendatenbank, der Leads, der Aufgaben, der Vorgänge und von „Wir warten auf …“. Eine Suche über alles gibt es nicht.