Im Alltag

Die Kundendatenbank

Die Kundendatenbank enthält alle, die Ihnen schreiben, nicht nur Kunden: Interessenten, Lieferanten, Behörden, Banken, Berater und mehr. ZORYVO füllt sie aus Ihren E-Mails, und jede Angabe hat eine Quelle.

Firmen, Kontakte und Leads

  • Listen und Ansichten

    Firmen und Kontakte stehen in Listen mit einem Kategorie-Baum. Filtern lässt sich nach Kategorie, Tag, Status und zuständiger Person, dazu eine Suche; sortieren nach Name, Anlage- oder Änderungsdatum. Ansichten speichern Sie für sich oder für alle.

  • Massenbearbeitung und Papierkorb

    Bis zu 500 Einträge bearbeiten Sie auf einmal: Kategorie, Tags, Status, zuständige Person oder in den Papierkorb. Der Papierkorb hält Einträge 30 Tage, dann werden sie endgültig gelöscht.

  • Tags und eigene Felder

    Tags vergeben Sie frei. Zwei Tags gibt es immer: „Nicht anschreiben“ (ZORYVO sendet diesem Kontakt nichts) und „Keine Erinnerungen“. Eigene Felder legen Sie als Text, Zahl, Datum, Auswahl oder Mehrfachauswahl an und bestimmen je Feld, ob die KI es sehen darf.

Kategorien

Jeder Absender gehört in eine Kategorie. Die Vorgabe hat 14 Hauptkategorien und 31 Unterkategorien. Sie können umbenennen, ergänzen und ausblenden; Kategorien der Vorgabe lassen sich nicht löschen.

  • Kunden

    Bestandskunde, Stammkunde, Ehemaliger Kunde

  • Interessenten / Leads

    keine Unterkategorien; der Stand steht in der Phase des Leads

  • Lieferanten

    Material/Waren, Software/Abos, Energie/Telefon

  • Dienstleister

    Handwerk/Service, Agentur/IT, Reinigung, Logistik

  • Behörden & Ämter

    Finanzamt, Stadt/Gemeinde, Agentur für Arbeit, Zoll, Gerichte, Gewerbeamt; nie automatische Antworten, Terminangebote oder Erinnerungen

  • Sozialversicherung & Kammern

    Krankenkasse, Berufsgenossenschaft, Rentenversicherung, IHK/HWK; nie automatische Antworten, Terminangebote oder Erinnerungen

  • Banken & Versicherungen

    Bank, Versicherung, Zahlungsdienst; nie automatische Antworten, Terminangebote oder Erinnerungen

  • Berater

    Steuerberater, Rechtsanwalt, Unternehmensberatung; nie automatische Antworten, Terminangebote oder Erinnerungen

  • Partner & Netzwerk

    Kooperationspartner, Vermittler, Verband

  • Personal

    Mitarbeiter, Bewerber; eingeschränkt sichtbar, keine Verarbeitung durch die KI

  • Privat

    eingeschränkt sichtbar, keine Verarbeitung durch die KI

  • System & Newsletter

    Absender wie Newsletter, Benachrichtigungen und Plattformen; kein Kunden-Memory

  • Sonstige

    was in keine andere Kategorie passt

  • Ungeklärt

    noch nicht sicher eingeordnet, wartet auf Bestätigung

Der Owner legt fest, welche Mitarbeiter welche Kategorien sehen, etwa Personal oder Banken nur für Owner. Unsichtbar sind dann auch die E-Mails, Analysen und Arbeitspläne dieser Absender; das setzt die Datenbank selbst durch.

Wie ZORYVO einordnet

  1. Domainliste

    Zuerst ohne KI: Eine gepflegte Liste bekannter Absender-Domains erkennt etwa Finanzämter, Behörden, Krankenkassen, Banken und Plattformen.

  2. Ihre Daten

    Dann aus Ihren Daten: Was ZORYVO über die Firma schon weiß, zählt vor der KI.

  3. KI mit Schwelle

    Dann die KI, mit Begründung und Sicherheit. Unter der Schwelle (Vorgabe 80 %) landet der Absender in „Ungeklärt“ mit einem Vorschlag zum Bestätigen.

Was Sie von Hand setzen, ändert keine Automation. An jedem Feld steht, woher der Wert kommt: von Hand, aus einer Automation oder aus einem Import; bei der Kategorie: Domainliste, Kundendaten, KI, Regel oder von Hand.

Neue Kontakte und Firmen, geänderte Angaben und Einträge für die Absenderliste sammelt die Seite „Vorschläge prüfen“. Änderungen stehen dort mit Vorher und Nachher.

Kunden-Memory

An jedem Kontakt und jeder Firma stehen kurze Merkpunkte in fünf Arten: Anliegen, Beziehung, offene Punkte, Vorlieben und Fakten. Jeder Punkt hat eine Quelle, die E-Mail mit der markierten Textstelle.

Punkte der KI kommen als Vorschlag. Sie korrigieren, fixieren, entfernen und stellen wieder her; fixierte und von Hand geschriebene Punkte ändert die KI nie. Für Privat, Personal und System entsteht kein Memory.

Leads und Pipeline

Leads stehen auf einer Tafel mit den Phasen Neu, Kontaktiert, Termin vereinbart, Qualifiziert, Angebot, Gewonnen und Verloren. Karten verschieben Sie am Griff, auch mit der Tastatur; die Phasen lassen sich anpassen.

„Gewonnen“ macht Kontakt und Firma zu Kunden, „Verloren“ braucht einen Grund. Je Kontakt gibt es höchstens einen offenen Lead. Einen Lead legen Sie am Kontakt oder an der Firma an, oder A9 legt ihn aus einer Anfrage an.

Dubletten und Zusammenführen

ZORYVO weist auf mögliche Dubletten hin: bei Kontakten ein ähnlicher Name bei derselben Firma oder dieselbe Telefonnummer, bei Firmen dieselbe USt-IdNr. oder ein sehr ähnlicher Name. Zusammengeführt wird nie automatisch. Beim Zusammenführen wählen Sie je Feld den Wert; solange der zweite Eintrag im Papierkorb liegt, lässt es sich aufheben.

Import und Export

  • CSV-Import

    CSV-Import bis 10 MB und 20.000 Zeilen, mit Semikolon oder Komma, in UTF-8 oder Windows-1252. Sie ordnen die Spalten zu, mit Beispielwerten und Vorschau, und wählen, ob vorhandene Einträge aktualisiert oder übersprungen werden. Von Hand gepflegte Werte überschreibt ein Import nie, daraus werden Vorschläge. Fehlerhafte Zeilen laden Sie als CSV herunter; einen ganzen Import nehmen Sie zurück.

  • Export

    Export als CSV, für Kontakte oder Firmen; Namen von Mitarbeitern auf Wunsch pseudonymisiert. Exportieren darf, wer das Recht dazu hat.

Alles anzeigen und Auskunft

„Alles anzeigen“ am Kontakt zeigt in aufklappbaren Bereichen, was ZORYVO zu dieser Person gespeichert hat, etwa E-Mails, Leads, Aufgaben, Erwartungen und Änderungen. Die Rolle Owner lädt dort die Auskunft nach Art. 15 DSGVO als JSON-Datei, sperrt einen Kontakt oder löscht ihn endgültig.

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