Vertrauen

Team, Rollen und Rechte

ZORYVO kennt zwei Rollen und feine Rechte je Postfach und Bereich. So sieht jede Person genau das, was sie für ihre Arbeit braucht, und nicht mehr.

Owner und Mitarbeiter

  • Owner

    Owner haben alle Rechte. Ein Unternehmen kann mehrere Owner haben, mindestens einer bleibt immer.

  • Mitarbeiter

    Mitarbeiter sehen und tun nur, was ein Owner ihnen erlaubt: einzeln vergebene Rechte, Rechte je Postfach und die Kategorien, die sie sehen dürfen.

  • Nur die Rolle Owner kann

    • die Notbremse ziehen und Automationen scharf schalten
    • Schutz-Vorgaben lockern
    • Rechnungen zur Zahlung freigeben und eine IBAN bestätigen
    • Support-Freigaben für uns als Betreiber erteilen und widerrufen
    • Auskunft, Sperren und endgültiges Löschen von Kontakten
    • einem Nutzer sofort den Zugang entziehen
    • das Firmenwissen ändern und den KI-Hinweis bei freigegebenen Antworten abschalten
    • Kategorien, eigene Felder und Einstellungen der Kundendatenbank ändern

Rechte für Mitarbeiter

Ein Owner vergibt Mitarbeitern diese Rechte einzeln:

  • Firmeneinstellungen

    Firmendaten, Zeitzone, Bundesland, Geschäftszeiten und die KI-Analyse mit ihrer Rechtsgrundlage

  • Mitarbeiter verwalten

    Personen einladen und Rechte vergeben, aber nur eigene Rechte und nie „Mitarbeiter verwalten“ selbst

  • Geteilte Postfächer verbinden

    Postfächer wie info@ für das Unternehmen verbinden

  • Automationen verwalten

    Modi, Einstellungen und Regeln ändern, pausierte Automationen wieder freigeben

  • Kundendatenbank sehen

    Firmen, Kontakte und Leads der sichtbaren Kategorien lesen

  • Kundendatenbank bearbeiten

    Firmen, Kontakte und Leads anlegen und ändern, Vorschläge übernehmen

  • Kundendatenbank exportieren

    CSV-Export

  • Termine verwalten

    Terminarten, Verfügbarkeit, Buchungsseiten und Terminangebote

  • Rechnungen sehen

    Rechnungen lesen

  • Rechnungen verwalten

    erfassen, ändern, prüfen, „bezahlt“ setzen

  • Audit-Log lesen

    das Protokoll einsehen

  • Zeitleiste lesen

    die Abläufe aller Personen einsehen; ohne das Recht nur die eigenen

  • Fehler & Hinweise lesen

    fachliche Hinweise unter „Braucht Aufmerksamkeit“ sehen

Rechte je Postfach

Für jedes Postfach legen Sie fest, wer was darf, je Person oder je Rolle.

  • Mails sehen

    Die E-Mails dieses Postfachs lesen, mit Analyse und Arbeitsplan.

  • Freigaben erteilen

    Vorbereitete Schritte dieses Postfachs freigeben oder ablehnen.

  • In diesem Namen senden

    Antworten über dieses Postfach hinausschicken.

  • Verwalten

    Einstellungen ändern, das Postfach trennen und Rechte vergeben.

Ein persönliches Postfach sieht zunächst nur die Person, der es gehört. Ohne ihre Freigabe sieht es niemand, auch kein Owner. Bei einem geteilten Postfach wie info@ dürfen zu Beginn alle lesen, freigeben und senden, Owner zusätzlich verwalten; das lässt sich einschränken.

Dazu kommt die Sichtbarkeit nach Kategorie: Der Owner legt fest, welche Mitarbeiter welche Kategorien der Kundendatenbank sehen. Unsichtbar sind dann auch die E-Mails, Analysen und Arbeitspläne dieser Absender.

Einladen und Zugang beenden

  • Einladen

    Neue Personen lädt ein Owner (oder wer „Mitarbeiter verwalten“ darf) per E-Mail ein. Der Link gilt 7 Tage und nur einmal; damit legt die Person ihr Passwort fest. Wie viele Personen und Postfächer Ihr Zugang umfasst, wird bei der Einrichtung festgelegt.

  • Sofort aussperren

    Ein Owner beendet die Mitgliedschaft einer Person sofort, mit Pflicht-Grund. Gehört sie zu keinem anderen Unternehmen in ZORYVO, werden auch alle ihre Sitzungen beendet. Der Vorgang steht im Protokoll.

  • Überall abmelden

    Für das eigene Konto gibt es „Auf allen Geräten abmelden“.

Anmeldung und zweiter Faktor

  • Zweiter Faktor

    Owner melden sich mit Passwort und einem zweiten Faktor an, einem sechsstelligen Code aus einer Authenticator-App. Für Mitarbeiter kann der Owner den zweiten Faktor zur Pflicht machen. Wer einen eingerichtet hat, wird immer danach gefragt.

  • Wiederherstellungscodes

    Für den Fall, dass das Handy fehlt, gibt es zehn Wiederherstellungscodes. ZORYVO speichert sie nur als Prüfsumme. Wer einen Code einlöst, richtet den zweiten Faktor neu ein und wird überall abgemeldet.

  • Schutz vor Rateversuchen

    Zu viele falsche Versuche bremst ZORYVO je Konto und je Adresse. Bei vielen Fehlversuchen sperrt ZORYVO die Anmeldung eines Kontos vorübergehend; Geräte, mit denen Sie sich schon angemeldet haben, sind davon ausgenommen, damit ein Angriff Sie nicht aussperrt.

  • Keine Selbst-Registrierung

    Eine Selbst-Registrierung gibt es nicht. Konten entstehen nur über eine Einladung.

Mitarbeiter und Betriebsrat

ZORYVO liest E-Mails, die auch Ihre Mitarbeiter schreiben. Darum gehört in die Einrichtung der Schritt „Mitarbeiter und Betriebsrat“: Sie beantworten, ob es einen Betriebsrat gibt, und laden drei Vorlagen herunter: ein Info-Paket für den Betriebsrat, eine Information für die Mitarbeiter und ein Merkblatt zur KI. Die Vorlagen sind Entwürfe ohne Rechtsprüfung. Antwort und Downloads stehen im Protokoll.

ZORYVO ist nicht zur Leistungskontrolle gebaut: Es gibt keine Zähler, Ranglisten oder Exporte je Person, das Protokoll lässt sich nicht nach Person filtern, und Namen darin sieht nur die Rolle Owner.

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ZORYVO ist im Pilotbetrieb

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