Grundlagen
Regeln, Freigaben und Notbremse
Sie bestimmen, was ZORYVO selbst erledigt. Dafür gibt es vier Modi, Regeln nach dem Muster „Wenn …, dann …“, feste Sicherheitsregeln, Freigaben und eine Notbremse.
Die vier Modi
Jede Automation hat einen Grund-Modus. Regeln können ihn für einzelne E-Mails ändern.
Aus
Die Aufgabe wird nicht bearbeitet. Der Arbeitsplan zeigt sie trotzdem, mit dem Grund.
Nur als Vorschlag
ZORYVO zeigt, was es tun würde. Ein Mensch übernimmt den Vorschlag oder verwirft ihn.
Mit Freigabe
ZORYVO bereitet den Schritt fertig vor, etwa eine Antwort. Ausgeführt wird er erst, wenn ein Mensch ihn freigibt.
Automatisch
ZORYVO erledigt den Schritt selbst, aber nur, wenn keine Sicherheitsregel und keine Prüfung vor dem Senden dagegen spricht.
Schritte nach außen starten immer mit „Mit Freigabe“. „Automatisch“ muss für Ihren Zugang freigeschaltet sein und ausdrücklich eingestellt werden.
Regeln: Wenn …, dann …
Mit Regeln steuern Sie fein, welche E-Mails analysiert werden, wer freigeben muss und was automatisch laufen darf.
Eine Regel besteht aus Bedingungen und einer Folge. Bedingungen lassen sich mit Und, Oder und Nicht verknüpfen, bis zu fünf Ebenen tief. Fehlt eine Angabe, die eine Bedingung braucht, greift die Regel nicht; geraten wird nie.
Regeln einer Automation werden von oben nach unten geprüft, die erste passende gewinnt. Ohne Treffer gilt der Grund-Modus. Die Reihenfolge ändern Sie per Ziehen, auch mit der Tastatur. Beim Anlegen zeigt ZORYVO die Regel als Satz in Klartext.
Welche Bedingungen es gibt
Absender
Adresse, Domain (auch mit Platzhalter wie *.bund.de) und ob der Absender bestätigt ist.
E-Mail
Postfach, Empfänger (An oder Kopie), Kategorie, Priorität, Stimmung, Sprache, Stichwort in Betreff oder Text, Label im Postfach, Newsletter oder automatische E-Mail.
Anhang
Ob es einen gibt, welche Art, welcher Name, welche Größe.
Inhalt aus der Analyse
Erkannte Aufgabe, Betrag (größer oder kleiner), Lieferant und Art einer Rechnung, Terminart.
Kundendatenbank
Kontakt, Firma, Kategorie, Status und Tag des Absenders, zuständige Person, Postleitzahl-Bereich, Quelle eines Leads.
Zeit
Wochentag, Uhrzeit, innerhalb oder außerhalb Ihrer Geschäftszeiten.
Was eine Regel bewirken kann
- den Modus ändern: nicht verarbeiten, nur Vorschlag, mit Freigabe, automatisch
- festlegen, wer freigibt: wie üblich, ein Owner oder eine bestimmte Person
- bei A1: ob eine E-Mail analysiert wird
- bei A8: Kategorie, Tag und zuständige Person setzen
- bei A10: Terminart, Gastgeber, Kalender, Videodienst und Versand als Vorlage
Beispiele
Wenn
Das Postfach ist privat@
dann
nicht analysieren
Wenn
Die Domain des Absenders ist *.bund.de
dann
Freigabe durch einen Owner
Wenn
Der Absender hat den Tag „Stammkunde“
dann
Anhänge automatisch ablegen (A4)
Wenn
Die E-Mail kommt außerhalb der Geschäftszeiten
dann
nur als Vorschlag
Drei Ebenen: was gewinnt
Damit nie unklar ist, welche Regel zählt, gibt es drei getrennte Ebenen.
Ebene 1
Sicherheitsregeln
Fest eingebaut, gelten über allem und werden zuletzt als Filter angewandt. Sie können einen Modus nur senken, nie heben.
Wer ändert: niemand, auch wir als Betreiber nicht
Ebene 2
Schutz-Vorgaben
Vorinstallierte Regeln oben in der Liste, mit Schloss markiert. Sie senken den Modus, heben ihn nie.
Wer ändert: nur die Rolle Owner, mit Warnung, dem Häkchen „Ich verstehe das Risiko“ und Eintrag im Protokoll; jederzeit wiederherstellbar
Ebene 3
Ihre Regeln
Alles, was Sie selbst anlegen.
Wer ändert: wer das Recht „Automationen verwalten“ hat; alle anderen sehen Regeln nur lesend
Alle Sicherheitsregeln
- E-Mails aus der Zeit vor dem Scharfschalten lösen nichts nach außen aus; nur Kontakte und Rechnungen werden vorgeschlagen.
- An Kontakte mit dem Tag „Nicht anschreiben“ wird nichts gesendet.
- Ist die Notbremse gezogen, wird jeder Schritt nach außen angehalten.
- Ist der Absender nicht bestätigt, geht nichts ohne Freigabe nach außen.
- Auf Newsletter und automatische E-Mails antwortet ZORYVO nie automatisch.
- Stammt eine E-Mail aus einem Ihrer eigenen Postfächer, gibt es nichts ohne Freigabe.
- Eine Rechnung mit auffälliger IBAN braucht immer eine Freigabe.
- Zahlungserinnerungen brauchen immer eine Freigabe.
- Nachfassen bei Leads und nach Terminangeboten braucht immer eine Freigabe.
- Erinnerungen an Kontakte ohne bestätigten Mailverkehr brauchen eine Freigabe.
- An Kontakte mit dem Tag „Keine Erinnerungen“ geht keine Erinnerung.
- Aus hochgeladenen Dateien geht nichts von selbst nach außen.
- Was ZORYVO aus hochgeladenen Dateien liest, wird nur vorgeschlagen.
Alle Schutz-Vorgaben
- Reklamation oder negative Stimmung: Antworten (A2) immer mit Freigabe.
- Behörden, Gerichte und Sozialversicherung: nie automatische Antwort, Terminangebote oder Erinnerungen (A2, A10, A11).
- Banken, Versicherungen und Berater: nie automatische Antwort, Terminangebote oder Erinnerungen (A2, A10, A11).
- Privat und Personal: keine Verarbeitung durch die KI und keine Automationen.
Probelauf, Hinweise und Versionen
Probelauf
Eine Regelliste lässt sich an den letzten 50, 100 oder 200 E-Mails testen (Vorgabe 100). Dabei wird nichts ausgeführt, keine KI aufgerufen und kein Kontingent verbraucht. Sie sehen je Regel, wie viele E-Mails sie entschieden hätte. Würde eine Regel mehr als ein Viertel der E-Mails automatisch erledigen, warnt ZORYVO.
Hinweise beim Anlegen
ZORYVO zeigt, wenn eine Regel nie greifen kann, weil eine obere alles abdeckt, wenn sie einer unteren alle E-Mails wegnimmt und welche Schutz-Vorgaben und Sicherheitsregeln sie einschränken. Eine breite „Automatisch“-Regel mit Wirkung nach außen lässt sich nur mit „Ich verstehe das Risiko“ speichern.
Versionen
Jede Änderung einer Regel wird gespeichert. Eine frühere Version stellen Sie per Klick wieder her, auch gelöschte Regeln. Im Arbeitsplan steht, welche Regel in welcher Version gegriffen hat.
Geschäftszeiten
Vorgabe Montag bis Freitag 8 bis 17 Uhr in Ihrer Zeitzone, bis zu zwei Zeitfenster je Tag; Feiertage Ihres Bundeslandes zählen als außerhalb.
Freigaben
Eine Freigabe ist ein fertig vorbereiteter Schritt, der auf einen Menschen wartet: eine Antwort, eine Erinnerung, ein Termin (anlegen, ändern, absagen) oder eine Ablage.
Bearbeiten
Empfänger, Betreff und Text lassen sich ändern. Mit „Neu entwerfen“ schreibt ZORYVO den Entwurf neu, auf Wunsch mit einer Anweisung von Ihnen.
Freigeben
„Freigeben und senden“ braucht die Rechte „Freigaben erteilen“ und „In diesem Namen senden“ am Postfach. Ist eine bestimmte Person oder ein Owner als Freigebender festgelegt, entscheidet nur diese Person bzw. ein Owner.
Ablehnen
Mit einem Grund zur Auswahl oder als freier Text. Mehrere Freigaben auf einmal lassen sich nur ablehnen, nie gemeinsam freigeben.
Zahlungserinnerungen
Bei einer Zahlungserinnerung fragt die Freigabe ausdrücklich: „Ist die Zahlung wirklich noch offen?“
Liegen gebliebene Freigaben
Nach 24 Stunden erinnert ZORYVO alle, die sie freigeben dürfen, nach 48 Stunden meldet es sie den Owner-Nutzern (mit eingeschaltetem A7).
Nichts doppelt, nichts übereilt
Schon geantwortet?
Vor jedem Senden fragt ZORYVO bei Ihrem Postfach nach, ob im Verlauf inzwischen jemand aus Ihrem Unternehmen geantwortet hat. Wenn ja, hält es an. „Trotzdem senden“ geht nur durch einen Menschen und steht im Protokoll.
Genau einmal
Jeder Schritt nach außen wird genau einmal ausgeführt. Ist nach einem Senden unklar, ob die E-Mail angekommen ist, sendet ZORYVO nie von selbst erneut, sondern sieht zuerst im Postfach nach und meldet sich bei Ihnen.
Wann „Automatisch“ trotzdem auf einen Menschen wartet
- der Empfänger wurde von Hand geändert
- der Absender ist nicht bestätigt oder die E-Mail ist automatisch
- die E-Mail stammt aus einem Ihrer eigenen Postfächer
- an dieselbe Adresse gingen heute schon 20 automatische E-Mails
- der Inhalt ist heikel oder es gibt Hinweise auf versteckte Anweisungen an die KI
- der KI-Hinweis fehlt
- die Sicherheit der KI liegt unter 70 %
- die Sprache ist weder Deutsch noch Englisch
Die Notbremse
Ein Owner zieht die Notbremse mit einem kurzen Grund. Ab sofort geht nichts mehr nach außen: kein Versand, kein Termin im Kalender, keine Ablage im Laufwerk, keine Buchung über Ihre Buchungsseite. Intern arbeitet ZORYVO weiter, analysiert und bereitet vor.
Nach dem Aufheben startet nichts von selbst. Angehaltene Schritte warten als Freigaben und müssen neu freigegeben werden. Die anderen Owner-Nutzer bekommen sofort eine dringende Benachrichtigung, und alles steht im Protokoll. Auch wir als Betreiber können die Notbremse für Ihr Unternehmen ziehen.
Braucht Aufmerksamkeit
Eine Seite sammelt alles, was auf einen Menschen wartet: angehaltene und blockierte Aufträge, wartende E-Mails und Dateien, pausierte Automationen, gestörte Verbindungen, offene Freigaben, Aufgabenvorschläge, überfällige Aufgaben und fachliche Hinweise.
Je Eintrag gibt es „Erneut versuchen“, „Manuell erledigt“ oder „Verwerfen“. Verwerfen kann nur ein Mensch, und es steht im Protokoll. Jede Person sieht nur Einträge aus Postfächern, die sie lesen darf.
Automatisches Anhalten
Scheitert eine Automation dreimal hintereinander, hält ZORYVO sie an; bei einem gefährlichen Fehler, etwa einem unklaren Versand, sofort. Wartende Aufträge bleiben stehen, und Sie bekommen eine dringende Benachrichtigung. Wieder freigeben kann, wer „Automationen verwalten“ darf.
Protokoll und Zeitleiste
Das Protokoll hält fest, wer wann was getan hat: Notbremse, Scharfschalten, gelockerte Schutz-Vorgaben, erteilte und abgelehnte Freigaben, „Trotzdem senden“, Eingriffe im Arbeitsplan, Änderungen an Modi und Regeln, Support-Zugriffe und Datenschutz-Aktionen.
Gefiltert wird nach Bereich, Art und Zeitraum, bewusst nicht nach Person. Namen sieht nur die Rolle Owner. An Kontakt, Firma, Lead, Rechnung und E-Mail steht ein eigenes Protokoll, und jeder Ablauf hat eine Zeitleiste mit allen Schritten, ohne Inhalte.
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Die Arbeitsbereiche
Übersicht, Posteingang, Freigaben, Aufgaben, Rechnungen, Termine, Hochladen und Benachrichtigungen.Die Kundendatenbank
Kontakte, Firmen und Leads aus Ihren E-Mails, in Kategorien sortiert und mit Quelle belegt.Sicherheit und Datenschutz
Wo Ihre Daten liegen, wer sie sehen kann, wie ZORYVO mit KI umgeht und was nie passiert.
ZORYVO ist im Pilotbetrieb
Zugänge richten wir derzeit persönlich ein. Wenn Sie ZORYVO in Ihrem Unternehmen ausprobieren möchten, schreiben Sie uns über das Formular „Zugang anfragen“.